Etika dan Etiket Sekretaris

A. Pengertian Etika, Etiket dan Kode Etik Sekretaris

Istilah etika berasal dari kata Yunani "ethicos" yang berarti norma-norma, aturan-aturan, kaidah-kaidah, nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik dapat membedakan hal yang baik dan buruk. Sedangkan etiket berasal dari bahasa Perancis "etiquette" yang artinya: kartu undangan.

Pada masa kejayaan kerajaan Perancis banyak tamu yang diundang dari kalangan bangsawan, pejabat, perwakilan negara asing, untuk mengikuti perjamuan resmi atau pesta di lingkungan kerajaan. Untuk mengatur ketertiban, maka di dalam kartu undangan dicantumkan peraturan dan tata tertib yang harus dipatuhi setiap tamu, misalnya : tata busana, cara bersikap, tata cara makan dll.

Kini, pengertian etiket bukan lagi sekedar kartu undangan, melainkan telah berkembang menjadi pengertian tata cara pergaulan antar manusia yang meliputi aturan, tata krama, tata tertib, sopan santun dalam semua tindakannya. Etika dan etiket bersikap saling melengkapi:

- Etika menekankan pada prinsip-prinsip tentang tindakan

moral yang benar

- Etiket menitikberatkan pada tata cara pergaulan

Kode etik merupakan etika yang berlaku untuk lingkungan profesi tertentu, sebagai pedoman dalam berperilaku bagi anggotanya.

B. Etika dan Etiket Bagi Sekretaris

Sekretaris yang profesional terikat pada etika profesi, etika kantor dan kode etik sekretaris. Etika profesi menyangkut syarat-syarat, ciri-ciri dan ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi sekretaris:

1. Jabatan sekretaris mensyaratkan pengetahuan, keterampilan penguasaan bahasa, kepribadian dan sebagainya.

2. Memenuhi klasifikasi tertentu.

3. Memegang kode etik profesi sekretaris.

4. Bertanggung jawab sesuai profesinya sebagai sekretaris

Etika kantor merupakan etika yang mengatur tentang perilaku dan watak yang baik dan benar di dalam kantor. Kode Etik Sekretaris terdiri dari pedoman dan peraturan yang menjadi tonggak bagi sekretaris yang bermoral dan berwatak baik, berkepribadiaan menarik, bertutur kata dan bertingkah laku sesuai dengan profesinya.

C. Etika Profesi Sekretaris

Sekretaris yang melaksanakan etika profesi akan bersikap:

1. Selalu berdisplin dalam tindakannya.

2. Solider dan tenggang rasa.

3. Berempati pada orang lain, tidak egois, selalu. memperhatikan kepentingan orang lain diatas kepentingan pribadi.

4. Terbuka, mau dikritik orang lain demi perbaikan diri.

5. Bersedia memaafkan kesalahan orang lain dan berani mengakui kesalahan dirinya serta berusaha tidak mengulanginya lagi.

6. Sabar dan mampu menahan diri.

7. Tidak melakukan perbuatan tercela seperti : menyebar gosip, mengumpat, mencela, berkeluh kesah dan lain-lain.

8. Menjadi seorang trouble shooter (pemecah masalah) bukan trouble maker (biang kerok).

9. Pandai membawa diri dan menyesuaikan diri pada berbagai situasi dan kondisi.

10. Selalu tulus dan ikhlas dalam membantu kesibukan ataupun kesulitan orang lain.

11. Senantiasa menciptakan suasana kerja yang menggembirakan.

12. Memahami dan menjalankan aturan dan tata krama.

13. Bersedia menjadi pendengar yang baik.

14. Bila perlu memberi saran yang positif.

15. Membesarkan hati teman yang sedang bersusah hati.

16. Berpikir rasional.

Hal-hal yang perlu dihindari oleh seorang sekretaris, karena tidak sesuai dengan etika kantor:

1. Membuat klik atau kelompok tertentu dengan sengaja untuk memusuhi rekan-rekan yang berbeda pendapat dengannya.

2. Sering datang terlambat, pulang tergesa-gesa.

3. Sering absen dengan membuat bermacam-macam alasan, sehingga menghambat pekerjaan di kantor.

4. Bersantai ria ataupun meninggalkan tugas pada saat pimpinan tidak berada di kantor.

5. Sering menggunakan telepon kantor ataupun memakai handphone untuk kepentingan pribadi.

6. Menunda-nunda pekerjaan yang sebenarnya dapat segera diselesaikan.

7. Menijilat atasan dan menekan orang yang lebih rendah posisinya.

8. Memakaj jam kerja untuk bersenda gurau.

9. Malas merawat mesin-mesin dan alat-alat kantor yang dipercayakan kepadanya.

10. Bermain games di komputer, mengisi teka-teki silang, membaca novel, menulis surat pribadi, berkunjung ke bagian lain yang tidak ada sangkut pautnya dengan pekerjaannya.

11. Boros dalam pemakaian alat kantor.

12. Memakai fasilitas kantor tanpa ijin untuk keperluan pribadi.

Sumber: Ernawati, Ursula, Pedoman Lengkap Kesekretariatan, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2004.