Pengertian Sekretaris

Bangmus.com | Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu secretum yang berarti rahasia. Kata ini juga dikenal dalam bahasa Belanda secretaries, dan dalam bahasa Inggrisnya secretary. Dari pengertian ini seorang sekretaris dituntut untuk mampu menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya. Kemudian dalam perkembangannya kata sekretaris mengandung pengertian yang jauh lebih luas lagi.

Beberapa definisi tentang pengertian sekretaris:

1. Betty Hutchinson and Carol Milano, dalam bukunya Secretarial Practice Made Simple, mengemukakan: "A secretary is a professional. As a professional, you may want to perform the many and varied responsibilities of secretarial work with competence, confidence, and style." (yang berarti : Seorang sekretaris adalah seorang profesional. Sebagai Profesional, anda diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian).

2. Professional Secretaries International (PSI) berpendapat:

"A secretary shall be defined as an executive assistant who possesses a mastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility without direction or supervision, exercises initiative and judgement and makes decisions within the scope of assigned authority. (yang berarti : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya).

Maka dapatlah dikatakan bahwa seorang sekretaris bertugas membantu pimpinannya dalam mengurus segala persoalannya, terutama soal-soal kecil (detail minded), yang bersifat teknis. Seorang pimpinan tidak perlu membuang banyak waktu, tenaga dan pikiran untuk mengerjakan urusan-urusan kecil dan sepele apabila ia mendapatkan bantuan dari seorang sekretaris. Sehingga pimpinan dapat mencurahkan perhatiannya pada urusan-urusan lebih besar yang bersifat manajerial dengan demikian ia akan bekerja lebih efesien dan efektif.

Sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi, mandiri, berinisiatif, berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu proses kelancaran pekerjaan pimpinannya. Sekretaris sebaiknya bukan seorang yes-man, artinya ia hanya menuruti semua kemauan atasannya tanpa memikirkan atau mempertimbangkannya; karena itu sekretaris harus berinisiatif, berdaya kreasi sehingga mampu menyarankan ide-ide yang baik. Sudah tentu seorang atasan sebaiknya juga bukan seorang no-man, yang berarti seorang yang selalu menolak pendapat orang lain. Atasan yang baik dan ideal adalah orang yang bersedia mendengar, menghargai pendapat ataupun saran dari bawahannya.

Sekretaris harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan setiap atasannya. Seorang sekretaris dalam hal ini dituntut kedewasaan berfikir dan bertindak sehingga ia harus dapat bekerja sendiri dan penuh tanggung jawab tanpa perlu pengawasan dari atasannya, juga mampu berinisiatif kerja tanpa selalu menunggu diberi pekerjaan oleh atasannya dan selalu tuntas menyelesaikan setiap pekerjaannya. Seorang sekretaris tidak hanya mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin, namun lebih dari pada itu, ia harus meringankan pimpinan, juga memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada para relasi yang berhubungan dengan pimpinannya.

Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-harinya membutuhkan kantor sebagai tempat kegiatan. Di dalam kantor itulah diselenggarakan kegiatan proses pengelolaan informasi sejak dari penerimaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan sampai distribusi informasi kepada pihak-pihak yang terkait atau yang membutuhkannya.

Informasi dapat diartikan sebagai data yang dicatat, digolong-golongkan, disusun, dihubung-hubungkan atau ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk menyampaikan suatu pengertian. Mengingat ada relevansinya dengan istilah GIGO (Garbage In - Garbage Out = apabila input berupa sampah maka outputnya juga merupakan sampah), sangat penting bagi setiap kantor mencari informasi yang akurat, aktual, relevan dengan kebutuhan berdasarkan fakta, sehingga keputusan ataupun kebijakan yang diambil akan baik dan tepat pula. Disini sekretaris dibutuhkan bantuannya untuk mengolah dan menyaring informasi untuk disampaikan kepada atasannya untuk proses pengambilan keputusan. Jadi ia adalah pelaksana fungsi perkantoran untuk pimpinan yang dibantunya.

Kadang kala kita melihat adanya kekeliruan persepsi tentang sekretaris, dimana sekretaris dianggap sebagai pembantu pribadi dari seorang pimpinan, sehingga boleh disuruh apa saja; hal ini tidak benar. Karena sekretaris bukanlah pembantu pribadi walaupun adanya ikatan kerjasama yang erat diantara atasan-bawahan. Sekretaris hanya bertugas dan memikul tanggung jawab terbatas pada kegiatan kantor, jadi hanya pada masalah bisnis dank edinasan saja. Diluar itu bukan urusan sekretaris.

Sumber: Ernawati, Ursula, Pedoman Lengkap Kesekretariatan, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2004.